«Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база»

- 6 -

В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и сложные. Документы, содержащие лишь один вопрос (простые) легче в обработке и направлении на исполнение. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность исполнения, т. к. чаще всего исполнение таких документов предполагает участие нескольких работников. Также усложняется процесс контроля исполнения документа и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело. Поэтому при составлении многочисленных информационно-справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно предполагают сложную структуру, и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.

Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать его с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Также возможно составление документа без мотивировки и обоснования, например, заявление о приеме на работу. Каждая новая мысль документа должна начинаться с нового абзаца, состоящего из двух-трех предложений. Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами.

После составления текста документа формулируется его заголовок. Это – обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?», согласуется с названием вида документа и имеет вид отглагольного существительного («О предоставлении»; «Об открытии»). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос «кого?», «чего?» («Правила внутреннего трудового распорядка»). В объемных документах допускается появление подзаголовков. Наличие заголовка дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию.

Если документ предполагает наличие приложения (приложений), в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать любые документы (инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы и т. д.) В правом верхнем углу документа—приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу они являются (вид, дата и регистрационный номер основного документа).

- 6 -